アラモのアンケート機能を、点検表の提出管理として使う

開店前に冷蔵ケースの温度を測って記入する。閉店後に火元と戸締まりを確認して押印する。点検表は各店にあり、書くこと自体は回っています。それでも本部の担当者に残るのは、別の作業です。全店から出そろったかどうかを確かめること。

たとえば20店舗あるとして、締切の時点で手元に揃っているのが15店ぶんだとします。残り5店がどこなのかを特定するために、電話をかけるか、グループの投稿をさかのぼって「出しました」の返信を数える。この残りを突き止める時間が、点検業務の中でいちばん読めない時間になっていないでしょうか。

手間は「記入」ではなく「提出の確認」に溜まる

点検の運用では、性質の違う2つの作業が1つに見えていることがあります。

• 記録を作る作業——現場が点検表に書く
• 提出されたかを追う作業——本部が全店ぶん揃ったかを確かめる

やっている人が違い、増え方も違います。店舗が増えても記入の手間は1店あたりでは変わりませんが、確認の手間は店舗数にそのまま比例します。

道具を入れるときに先に決めておくとよいのは、この2つのどちらを軽くするのか、です。記入から作り直すなら、点検の様式そのものを移し替えることになり、現場の書き方を変える話になります。確認だけを軽くするなら、点検表は今の紙のままで済みます。

点検表は変えず、提出と確認だけをアンケートに載せる

アンケート機能は意見や意向を聞くためのものと思われがちですが、決まった頻度で繰り返す提出物の受け皿としても使えます。設問を次の3つに割るのが扱いやすい形です。

要素	何を置くか
選択肢	提出したかどうかを選ばせる。「実施済み」「一部未実施」「未実施」のように、本部が次に動くかどうかで分ける
備考（任意）	測定値や気づきを書いてもらう欄。備考欄を付けておくと、回答するときに写真も添えられます
締切	回答締切日時を入れる。いつまでに出すものかが、送る側と出す側で同じ画面に載る

設問は最小限にします。点検項目をそのままアンケートに移すと、現場は同じことを紙とアプリに二度書くことになり、続きません。載せるのは、本部が締切までに知る必要がある結果だけです。

配信したあとは、回答済みの人数と割合、そして誰が出していないかが画面で見えます。再通知は未読・未回答の相手だけを対象にできるので、もう出している店に催促が飛ぶことはありません。

載せる点検と、載せない点検を分ける

分ける基準は、出ていないと本部がすぐ動くかどうかです。

冷蔵ケースの温度のように、逸脱していればその日のうちに指示を出すものは載せます。月末にまとめて確認すれば足りるものは載せません。

これは道具の設定ではなく本部の運用の話なので、アプリを触る前に決められます。

アラモでどう組むか

アラモは多店舗向けの業務連絡アプリで、お知らせ配信の中にアンケートを組み込む形で使います。この記事で書いた形は、そのまま次の機能に対応します。

• 単一選択・複数選択の設問と、任意の備考欄を設定できます
• 回答締切日時を設定でき、締切後は読み取り専用になります
• 回答済み人数と割合、選択肢ごとの回答数と割合が集計されます
• 未読・未回答の相手だけを対象にした再通知を、日時を指定して登録できます
• 結果はCSVで書き出せるので、月次の保管や集計はいつもの表計算ソフトで続けられます
• 定型の件名と本文はテンプレートに登録できるので、回すたびに書き起こさずに済みます（登録はWeb管理画面から）

備考欄に書かれた測定値や現場の気づきを読んで判断するのは、人の仕事です。

回答を集めて集計するところまでを一本にする使い方は、社内アンケートで店舗の回答を集める仕組みで整理しています。報告や集計が店舗数の増加で回らなくなる構造そのものは、多店舗の「報告と集計」が手作業で回らなくなる構造と、その直し方にまとめました。

初期費用 0 円・月額 2,000 円〜（10名コース、税別）。最大 30 日の無料お試しがあります。点検表を紙のまま残したまま提出管理だけを載せる形は、30分のデモで実際の画面を見ながらご確認いただけます。