メーリングリストで全店に連絡していると、「前はどうしてた？」が調べられない

本部から全店への連絡を、メーリングリストで送っている。店長が替わればアドレスを入れ替え、辞めた人を外す。この作業は慣れれば数分で終わります。送るところまでは、うまく回っています。

止まるのは、そのあとです。店から「この件、前はどうしてましたか」と聞かれたとき、答えられるのはそのメールを受け取っていた人だけです。4月に来た店長には、3月までのメールが1通も届いていません。

人が替わった時点で、過去が切れる

異動や入社のたびに、その人の手元は空から始まります。前任者が持っていた3年ぶんは引き継がれません。

現場での埋め合わせは、だいたい2つです。前任者に電話して聞く。もしくは本部の誰かが自分のメールをさかのぼって、該当しそうな1通を探して転送する。どちらも人を1人止めますし、探した人が見つけられなかったものは、無かったことになります。

切れるのは、メールが受け取った人のものだからです

メールは1通ずつ、受け取る人の手元に届きます。届いた先で読まれたか、消されたか、フォルダに分けられたかは人によって違います。同じ連絡なのに、持っている範囲が全員バラバラになります。

そして、あとから入った人には、そもそも届いていません。アドレスを追加した日から先しか届かないのが、メーリングリストの仕組みそのものです。転送してもらう手はありますが、誰かが気づいて動いたときだけです。

アラモなら、過去のお知らせを引き継げる

アラモは、本部から店舗へ連絡を送るためのアプリです（店舗側はスマホ、本部側はWeb画面を使います）。送る動作は今までと同じですが、過去の扱いが変わります。

途中から入ったメンバーにも、管理者の操作で過去のお知らせを引き継げます（引き継げる期間は最大3年）。4月に来た店長に、その店に流れていた去年ぶんを渡せる、ということです。渡す相手が増えるたびに誰かが転送を探す必要はありません。

引き継いだ過去は、探せてはじめて役に立つ

渡せても、探せなければ電話は減りません。アラモの検索はお知らせ一覧の絞り込みから使います。

• 件名・本文・送信者名を対象に、キーワードで検索できます。誰が出したかしか覚えていないときも、送信者名から絞り込めます
• カテゴリと期間の絞り込みと組み合わせられます。「去年の同じ時期の、この種類の連絡」という探し方ができます
• 過去のお知らせに保存期間の上限はありません。テナントを使っている間は、いつでも検索して読めます

「この件、前はどうしてましたか」と聞かれた人が、自分のメールをさかのぼる代わりに、店長本人が検索して確かめられます。

切り替えた日から、渡せる過去が増えていく

今日アラモで送った1通は、来年入ってくる人にも渡せます。半年続ければ半年ぶん、3年続ければ3年ぶんが、次に来る人の手元にそのまま渡る形になります。

メールのままだと、この積み上がりが起きません。何年続けても、残るのは各自の受信箱の中だけで、人が替わるたびに同じところで止まります。切り替えを1年先延ばしにすると、渡せる過去が1年ぶん少ないまま次の異動を迎えます。

異動してきた店長に過去の連絡を渡すときの手順は、異動してきた店長の画面に、その店の連絡は1件も出てこないで扱っています。

初期費用 0 円・月額 2,000 円〜（10名コース、税別）。最大 30 日の無料お試しがあります。実際の画面は、30分のデモでご確認いただけます。