「まだ読んでない人いる？」と朝礼で聞かずに、回覧の確認を終える

「昨日の連絡、まだ読んでない人いる？」

朝礼の最後にこの一言を足す。読んでいた人も、その場に付き合うことになります。

店が1つなら、この一言で片が付くこともあります。店舗が増えると、事情が変わります。朝礼の時間は店ごとに違い、早番と遅番で顔ぶれも入れ替わります。全店で同じ一言を言ってもらうには、まず全店の店長に「朝礼で聞いてください」と頼むところから始まります。頼んだ側にも、頼まれた側にも、一手ずつ増えます。

本部の側も同じです。未読の一覧を開いて、名簿を見ながら1人ずつ電話をかける。相手が別の店の人なら、誰に掛けるかを決めるところからです。同じ説明を何度も繰り返すことになります。誰も悪くないのに、催促は角が立ちます。

催促する日は、先に決めておける

アラモでは、配信するお知らせに「リマインド」を設定できます。決めるのは日時と対象の2つで、日時になるとそのお知らせがもう一度通知されます。

• 「○月○日までに棚卸し報告」なら、期限の3日前に置く
• 研修の案内なら、開催の前日に置く

出すときに置いておけば、当日は誰も言い出さずに済みます。朝礼で全員に確かめる時間も、名簿を見ながら電話をかける時間も、そこで要らなくなります。

日時は連絡ごとに1つです。店舗がいくつあっても、決めるのは出す人の1回で、店が増えても回数は1回のままです。全店の店長に頼んで回る手順が、ここで1つ消えます。

二度目の宛先は、全員でなくていい

対象は「未読・未回答の人のみ」と「配信対象の全員」から選びます。前者を選んでおけば、二度目を全員に向けて出し直さずに済みます。朝礼で全員に問いかける代わりに、宛先のほうを絞る形です。

画面には、配信対象が何人で、そのうち既読が何人、未読が何人かが、人数と割合で出ます。既読と未読はそれぞれのメンバー一覧になっていて、開いた時刻も残ります。名前で検索することもできるので、何店舗ぶんまとめて出した連絡でも、誰が残っているかは一覧の側で分かります。店に電話して確かめる手順は、そこで省けます。

割合は、開いた人数を配信対象人数で割ったものです。無効にしたユーザーは分母から外れるので、いま使っている人だけで数えられます。

ただし既読が付くのは、一覧からお知らせをタップして本文を開いたときです。開いてすぐ閉じた人にも付くので、中身が伝わったかどうかまでは分かりません。

口で催促する場面を、1つずつ減らす

次に出す連絡でも、リマインドの日を1つ決めておく。その次でもまた1つ。催促を口に出す場面は、そのぶん減っていきます。

画面から個別にコメントで催促する手も残っています。それを使う回数こそ、日時を先に置いておくぶんだけ減らせます。

毎回似た連絡で未読が残るなら、次の一手もあります。アラモの運用レポートには「未読者が多いお知らせ ワースト3」があり、タイトル・配信日・配信者・未読者数が並びます。同じ配信者や似たタイトルが続くようなら、一度目のタイトルと配信する時刻を変えてみる余地があります。

店舗が増えるほど、一度目で届かなかったぶんを人手で拾う量も増えます。拾う手を足していくより、一度目の出し方を変えるほうが、後の手間は小さくなります。

小さな入れ替えの積み重ねが、働きやすさに効いてきます。

一度目の宛先を役割や店舗で分ける話は、「一斉送信すれば伝わる」が、指示の実行率を下げていることがあるで整理しています。

30分のデモでは、リマインドの対象を選ぶ画面と、未読が残ったお知らせの並びをあわせてお見せします。