会議の資料は、当日 読み上げるものだけを事前配布する

「じゃあ、5分ほど目を通してください」。定例会議の冒頭、席に着いた順に配られた資料を、全員が黙って読み始めます。読み終わった人から顔を上げ、最後の1人を待って、ようやく1つ目の議題が始まります。

議題が5つあれば、この数分は1回では終わりません。会議が長いのは議題が多いからだと思われがちですが、伸びているのは読んでもらっている時間のほうです。

先に配ればいい、という話ではありません。先に配ると当日の議論が薄くなるからと、あえて配らないと決めている会社もあります。それでも、その会議で先に出しておいたほうがいい資料は残ります。

配る・配らないは、会議1回まるごとで決まっていることが多い

「事前に配ろう」と決めた会社は、しばらくすると元に戻ります。資料が前日まで固まらないからです。売上の数字は締めが終わるまで出ませんし、原案は直前まで直ります。全部そろってから配ろうとすると、いちばん遅い1つに全体が引きずられます。「今回は間に合わないので当日で」が何回か続けば、次から誰も先に出さなくなります。

逆に、はじめから「うちは事前配布はしない」と決めている会社もあります。先に読ませると結論まで決まってしまい、その場で考える時間が無くなるからです。会議の性質によっては、これは正しい判断です。

正反対の2社ですが、決め方は同じです。どちらも会議1回をまるごと単位にしている。全部を先に出すか、全部を当日にするか。二択にすると、間に合わない資料が1つあるだけで全部が当日側へ倒れます。

決め方を変えられるとすれば、配るかどうかではなく、何を配るかのほうです。

先に出すかどうかは、当日 読み上げるかどうかで分かれます

分ける基準は1つで足ります。その資料は、会議中に誰かが声に出して読み上げることになるでしょうか。

読み上げることになるなら、先に出しておくと当日が短くなります。その場で開いて参照するだけの資料なら、当日でも困りません。

先に出す側に来るのは、前月の数字、店舗別の実績、これから決めたい案の原案あたりです。どれも黙って読めば分かるものですし、読み上げている間、ほかの人は待つことになります。固まる時期はばらばらですが、そろうのを待つ必要はありません。当日側に残るのは、読み上げずに、その場で開いて確かめるだけの資料です。

この分け方なら、前日まで固まらない資料があっても、全部が当日側へ倒れずに済みます。3日前に出せる原案と、前日の夜にしか出ない数字を、別々に出せば足ります。

もっとも、受け取る側からすれば、資料が何度も届くのは煩わしいものです。分けるのは2回まで、と決めておくくらいがちょうどよさそうです。1回目は案内と読み物、2回目は数字だけ。件名を揃えておけば、同じ会議のものだと分かります。

「先に配ると当日が薄くなる」という心配も、同じ線で切れます。薄くなるのは結論の候補を先に見せたときで、前月の数字を先に見せたときではありません。

案内に資料を付けて出す

アラモでは、会議の案内をお知らせとして作るとき、タイトルと本文の入力欄の下にあるアイコンから、画像と添付ファイルを一緒に付けられます。案内と資料が1件になるので、受け取る側は件名・本文・添付ファイルが縦に並んだ画面を開くだけで済みます。会議の3日前に原案を付けて1件、前日の夜に数字を付けてもう1件、という出し方もそのままできます。

出す前にプレビューで受信者側の見え方を確認できます。件名・本文・添付・カテゴリの表示がそのまま出るので、別の回の資料を付けたまま出していないかを、送る手前で自分の目で確かめられます。

出すときに、もう一手 決めておけます。リマインドの日時を先に指定しておくと、その日時にお知らせがもう一度通知されます。会議の前日に置いておけば、「読んできてください」を当日に口で言わずに済みます。既読で分かるのは本文を開いたところまでで、添付まで読んだかどうかは分かりません。二度目の宛先を未読の人だけに絞る話は、「まだ読んでない人いる？」と朝礼で聞かずに、回覧の確認を終えるで整理しています。

次の1回は、読み上げに時間がかかる資料を1つだけ先に出してみる

会議のやり方をまるごと変えなくても、1つから試せます。次の会議の案内を出すときに、いま手元にある資料のうち、当日いちばん読み上げに時間がかかりそうなものを1つ選んで、案内に付けてみる。それだけで、その1つぶんの読む時間が会議の外へ移ります。

30分のデモでは、案内に資料を付けて配る画面と、前日の再通知を設定するところをお見せします。