翌朝いちばんの連絡は、前夜のうちに予約しておく

翌朝7時半、開店前の店舗に届けたい連絡があります。前日の夕方には内容が決まっています。それでも送信は翌朝になります。夜に送ると、休んでいる人の通知が鳴るからです。

そうすると、連絡は朝の担当者ひとりに乗ります。その人が電車に乗る前にスマホを開けば出ます。開かなければ出ません。渋滞に捕まった日、子どもが熱を出した日、会議が前倒しになった日。内容は前日にできあがっているのに、届く時刻だけが毎朝ぶれます。

書く時刻と、届く時刻を切り離す

お知らせを書き終えて「次へ」を押すと、配信対象やカテゴリと並んで配信日時の欄が出ます。ここで「日時を指定して送信」を選ぶとカレンダーが開き、配信日を選びます。続けて時計で時刻を選んで決定します。

これで、前夜のうちに書いたお知らせが翌朝7時半に配信されます。作る作業は夕方の落ち着いた時間に置けます。届くのは開店前です。夜のうちに全員の通知を鳴らすことにもなりません。

予約したお知らせは、画面下部の「投稿」タブに下書きと並んで時系列で表示されます。出していないものが1つの一覧に集まるので、探し回らずに済みます。内容を直したくなったら開いて編集できます。出すのをやめる場合は、配信の直前まで取り消せます。

配信するのは、自分の端末ではありません

ここが端末側のアラームと違うところです。予約したお知らせは、アラモのサーバーから配信されます。指定した時刻に発信者の端末がどうなっていても、配信は実行されます。

朝の通勤電車でスマホが圏外でも、機内モードのままでも、7時半のお知らせは7時半に出ます。休みの日も同じです。連絡を出すために出勤前の時間を空けておく必要がなくなります。

下書きもアラモのサーバーに保存されます。自宅のスマホで途中まで書いて、翌日に会社のタブレットから続きを書いて配信する、という使い方ができます。書きかけを持っている端末を、その人が持ち歩かなくて済みます。

なお、これは配信済みのお知らせを再通知するリマインドとは別の機能です。予約配信が決めるのはお知らせが最初に届く時刻で、リマインドが決めるのは届いたあとにもう一度鳴らす時刻です。

毎朝同じ形の連絡は、テンプレートから呼び出す

日次の指示や月次の連絡のように、形が決まっているものはテンプレートにしておけます。

作成モーダルの下部にある書類アイコンから一覧を開き、選ぶとタイトルと本文に内容が入ります。あとは日付や数量のように毎回変わるところだけを、その場で書き換えます。

テンプレートの作成と編集はWeb管理画面で行います。アプリ側は呼び出して使う操作が中心です。

似た連絡を続けて出すときは、複写も使えます。前回のお知らせを複製して下書きにし、変わったところだけ直して、また日時を指定します。配信前にプレビューを開けば、受信者側にどう見えるかを送信前に確認できます。

効きやすい場面

朝の連絡を担当する人が1人しかいない会社ほど、差が出ます。その人が休んだ日に連絡が止まらなくなります。

セール開始日や価格改定日のように、日付が先に決まっているものも向いています。決まった時点で作って予約まで済ませておけば、当日の朝に思い出す必要がありません。全店に同じ日付で出すものは、まとめて作って全部予約しておけます。

時間外にお知らせを出すこと自体の線引きは時間外のLINE業務連絡は違法か——どこから労働時間になるかの線引きに、発効日が県ごとに違う連絡を日付ごとに予約する形は最低賃金の周知は全店同じ日に出せない——発効日は県ごとに違うにまとめています。

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