毎月同じ連絡を、毎月書き直さない——そのまま使える定型文5本

月末が近づくと、本部の担当者は棚卸しの連絡を書きます。先月の連絡を探してコピーし、日付を直して送ります。

受け取る店長の側には、毎月少しずつ形の違う連絡が届きます。先月の件名は「棚卸し実施のお願い」で、今月は「月末棚卸しについて」です。書いてある順番も、言い回しも変わっています。

毎月書き直すと、何が変わったのかが分からなくなる

棚卸しの連絡で毎月変わるのは、日付と締め切りくらいです。手順や提出先は、ほとんど変わりません。

それでも一から書き直すと、言い回しが変わります。店長は、手順が変わったのか、書き方が変わっただけなのかを確かめながら読むことになります。

先月の連絡をコピーする場合は、別のことが起きます。先月だけ「開始を30分早めます」と書き足していたら、その一文が今月の連絡にも残ります。

件名がそろっていないと、あとで探すときにも困ります。去年の11月の連絡を見返したくても、件名がばらばらだと検索で見つかりません。

毎月同じ文面を使い、変わったことは1行にまとめる

毎月同じ文面（定型文）を使い、日付のような毎回変わるところだけを書き換えます。書き換えるところには ◯◯ の印を付けておきます。

日付のすぐ下には「今月の変更点」の行を置きます。手順や提出先が変わった月だけ、ここに書きます。変更がない月は「なし」のままです。

店長は最初の数行を読めば、先月と同じ連絡かどうかが分かります。先月だけの変更もこの行に書くので、翌月に持ち越されません。

件名は「【連絡の種類】何をするか・いつまでか」の形にそろえます。件名を見ただけで何の連絡か分かり、過去の分も【棚卸し】のような種類の言葉で探せます。件名に締め切りまで入れる理由は、未読が多いお知らせは、読み手より件名を先に疑うで書いています。

そのまま使える定型文5本

◯◯ のところを、自社の内容に書き換えて使ってください。

1. 月末の棚卸し

件名：【棚卸し】◯月末に実施・集計表は◯日◯時まで

◯月◯日（◯）の閉店後に棚卸しを行います。
（今月の変更点：なし）

・担当：各店で2名以上
・提出：集計表を◯月◯日（◯）◯時までに本部の◯◯へ

2. 翌月のシフト表の提出

件名：【シフト】◯月分のシフト表を◯日までに提出

◯月分のシフト表を、◯月◯日（◯）◯時までに本部の◯◯へ提出してください。
（今月の変更点：なし）

・人が足りない時間帯がある店は、シフト表と一緒に知らせてください

3. 月に一度の衛生点検

件名：【衛生点検】◯月分を◯日までに実施・報告

◯月◯日（◯）までに、月次の衛生点検を行ってください。
（今月の変更点：なし）

・対象：冷蔵・冷凍ケース、バックヤード、手洗い場
・報告：点検表の写真を、この連絡への返信に添えて送ってください

4. 売価の変更

件名：【売価変更】◯日開店時から・前日閉店後に差し替え

◯月◯日（◯）の開店時から、添付の一覧にある商品の売価を変更します。
（今月の変更点：なし）

・作業：前日の閉店後に、プライスカードを差し替えてください
・完了したら、この連絡に「完了」と返信してください

5. 店長会議の開催

件名：【店長会議】◯月◯日◯時から・欠席は◯日までに連絡

◯月◯日（◯）◯時から、◯◯で店長会議を行います。
（今月の変更点：なし）

・議題：◯◯
・資料：添付のとおり
・欠席する場合は、◯月◯日までに本部の◯◯へ連絡してください

会議の資料のうち、どれを前日までに配るかは会議の資料は、当日 読み上げるものだけを事前配布するで扱っています。

アラモでは、定型文をテンプレートとして保存できる

アラモは、本部から店舗への連絡を「お知らせ」として配信するツールです。上の定型文は、Web管理画面で「テンプレート」として保存しておけます。件名はタイトルに、それ以外は本文に入れます。

配信するときにテンプレートを選ぶと、タイトルと本文が入ります。あとは ◯◯ を書き換えて配信します。呼び出し方は翌朝いちばんの連絡は、前夜のうちに予約しておくで紹介しています。月末の前夜に出したい連絡は、配信日時を指定して予約しておけます。

テンプレートは、保存するときにカテゴリを1つ選びます。カテゴリは、先にWeb管理画面で作っておきます。「毎月」「毎週」のように分けておくと、一覧から探しやすくなります。

定型文にある「この連絡への返信」は、アラモではお知らせへのコメントです。コメントには写真も付けられます。過去の連絡は受信一覧で件名から検索でき、表示する期間を広げれば前の分も探せます。

来月も出す連絡を1つ選んで、先月の文面と並べてみてください。違うのが日付だけなら、その連絡は定型文にできます。

初期費用 0 円・月額 2,000 円〜（10名コース、税別）。最大 30 日の無料お試しがあります。テンプレートの保存から配信までの流れは30分のデモでご確認いただけます。