2店舗を兼務する店長は、どちらの店の連絡を受け取っているか

2つの店の店長を兼ねている人がいます。週の前半はA店、後半はB店。繁忙期だけ応援に入る人もいます。多店舗では珍しいことではありません。

連絡ツールを入れるとき、この人をどちらの店のグループに入れるかで手が止まります。籍があるのはA店です。でも週の後半はB店にいて、B店の朝の連絡はこの人にも要ります。

兼務の人は、片方の連絡しか受け取っていない

グループを組織図のとおりに作ると、1人が1つの店に入ります。連絡は店ごとに出します。ここまでは動きます。

止まるのは、人が動いた日です。B店の連絡はB店のグループに出ます。兼務の店長がいるのはA店のグループです。B店にいる日でも、B店の連絡は届きません。

現場はこれを手で埋めます。届かなかった人へ、誰かが個別に転送します。転送を忘れた日は、その人だけが知らないまま店が開きます。棚割りや当日の価格が変わっていれば、店頭で食い違いが出ます。

やっかいなのは、この抜けが記録に残らないことです。連絡は出ています。既読も付いています。受け取るはずだった人がそのグループにいなかったことだけが、誰かが気づくまで表に出ません。

グループを1人1店舗で組んでしまうのは、どのツールでも起きます。作る日には、まだ人が動いていないからです。

両方に入れておく

アラモは、1人を複数のグループに入れておけます。兼務の店長なら、A店とB店の両方です。

入れ方はWeb管理画面のユーザー編集からで、所属欄に入れたいグループを続けて選びます。すでに登録が済んでいる人なら、ユーザー一覧の一括処理でまとめて付け替えられます。作り直しは要りません。

受け取る側の画面には、入っている全グループ宛の連絡が並びます。A店の連絡もB店の連絡も、同じホーム画面に出ます。どちらの店にいる日でも、開く場所は1つです。

二重には届かない

両方に入れると、A店とB店の両方を宛先にした連絡が2件並ぶのではないか。ここが気になるところだと思います。

並びません。同じ連絡が複数のグループに配信されても、受信一覧に出るのは1件だけです。入れるグループを増やしても、画面が重複で埋まることはありません。

これで「二重に届くと現場が嫌がるから、所属は1つにしておこう」という判断が要らなくなります。兼務の人を両方に入れることが、そのまま選べるようになります。

なお、ここまでは受信一覧をすべて表示しているときの話です。グループで絞り込むと何が並ぶかは、受信一覧を宛先のグループで絞り込むで扱っています。

店で切るグループと、店をまたぐグループ

複数に入れられるようになると、次は分け方で迷います。店で分けるのか、役割で分けるのか。

両方 作れます。店ごとのグループのほかに、店長会や衛生管理担当のような、店をまたぐグループも置けます。兼務の店長なら、A店とB店に加えて店長会にも入ります。

こうしておくと、連絡の宛先が業務の言葉のまま決まります。「B店の全員へ」も「全店の店長へ」も、その場で選ぶだけです。応援に入る人が増えても、グループを1つ足せば済みます。

人が動く前提で組む

グループを作る日は、組織図をそのまま写すのがいちばん早く見えます。届かなくなるのは、組織図と現場がずれた日です。兼務、応援、掛け持ち。人が2つ以上の店に関わることは、店舗数が増えるほど当たり前になります。

いま使っているツールで、兼務の人がどちらの連絡を受け取っているか、一度 見てみてください。片方だけなら、その差は毎週どこかで誰かが手で埋めています。

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