未読が多いお知らせは、読み手より件名を先に疑う

月末に、今月出した連絡の未読を見返す。誰が読んでいないかが名前で出る連絡ツールなら、まずその人に声をかけたくなります。

「今月の連絡、まだ読めていないのがあるみたいで」。店長を通して伝えると、本人は恐縮します。翌月もまた、別の人の名前が並びます。

未読の多い人は入れ替わり、未読の多い件名は入れ替わらない

同じ月の未読を、今度は連絡ごとに並べてみます。未読の多い連絡の件名は、たとえば「安全衛生委員会からのお知らせ」「総務部より」「店長各位」です。

先月も先々月も、未読の多い連絡には同じような件名が並んでいる。その一方で、未読の多い人の名前は毎月入れ替わっている。この場合、読まない人がいるわけではありません。その件名の連絡が、誰が受け取っても開かれていないのです。

件名だけで、開く理由が分かるか

並んだ件名からは、誰から誰に宛てた連絡かは分かります。何をすればいいかは、開くまで分かりません。

届いた連絡の一覧で、スタッフが最初に目にするのは件名です。開く理由が件名に無い連絡は、後回しになります。後回しになった連絡は、次の連絡に押し流されます。

直し方は、件名に「何をするか」と「いつまでか」を入れることです。「安全衛生委員会からのお知らせ」は「9月20日までに、各店の消火器の位置を写真で報告」になります。

件名を直しても未読が減らない連絡は、届いた時刻を見直します。昼のピークの最中に届いた連絡は、ピークが終わる頃には一覧の下に沈んでいます。店が落ち着いている時間に届くよう、前もって予約しておく手があります。予約のしかたは翌朝いちばんの連絡は、前夜のうちに予約しておくで扱っています。

アラモの運用レポートで、人とお知らせを隣に並べる

アラモのWeb管理画面にある運用レポートには、「未読率 ワースト3」と「未読者が多いお知らせ ワースト3」が隣り合わせで出ます。

未読率の表には、氏名と未読率、受信した数のうち未読がいくつかが並びます。お知らせの表には、タイトル（件名）、配信日、配信者、未読者数が並びます。対象月を切り替えれば、先月と見比べられます。

人の名前が毎月入れ替わり、お知らせの表に似たタイトルが続くなら、件名から直す合図です。

それでも残った未読への二度目の連絡は、「まだ読んでない人いる？」と朝礼で聞かずに、回覧の確認を終えるにまとめています。

本人に声をかける前に、月末に一度だけ、未読を連絡ごとに並べてみてください。直す場所が件名だと分かれば、翌月は声をかける前に件名を書き直せます。

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