アラモのコメント欄を、機械が出すアラートメールの対応記録として使う

深夜2時、NASが空き容量の警告メールを出します。宛先はシステム担当のメーリングリスト。5人に同じものが届きます。翌朝、そのうちの1人が聞きます。「これ、誰か見ました？」

誰も手をつけていないか、2人が別々に同じ確認をしていたか。だいたいどちらかです。

同じことが発注システムの送信エラーでも起きます。注文の自動通知でも起きます。メールは届いています。読んでもいます。それでも朝の会話は毎回「これ誰か見た？」から始まる。詰まっているのは通知ではありません。

メールが運ぶのは「起きたこと」までで、「誰が引き受けたか」は運ばない

メールが得意なのは、そこまでです。異常が起きたことを、関係者に一斉に伝える。同じものを全員に同時に配る。それがメールの仕事です。だから5人に届けば、5人が同じ判断を同時にします。誰が手を動かすかは、メールを見ても分かりません。

機械が出すメールは、たいてい no-reply です。返信できません。返信できたとしても、返事は各自の受信箱に散らばります。次に同じ警告が来ても、前回どう処理したかを探せません。

だから口頭で聞くことになります。人数が少なければ、それで回ります。ただ拠点が増えて関係者が10人を超えると、聞く相手を探す時間のほうが対応時間より長くなります。

アラートの送り先を、返事が書ける場所にする

やることは1つです。機械の送信先に、アラモのメールアドレスを足す。NASの通知先も、発注システムの送信先も、設定画面で宛先を追加するだけです。

届いたアラートは、アラモのお知らせとして1件ずつ並びます。気づいた人が、その下に「私が見ます」と書き込む。直ったら「復旧しました」と足す。

これで朝の「これ誰か見た？」が要らなくなります。自分が動く前に開けば、誰かが先に手を挙げているかどうかが分かる。二重に確認しに行かずに済みます。深夜に対応した人が、翌朝あらためて経緯を説明する必要もありません。

次に同じ警告が出たときは、件名で検索すれば過去のぶんが出てきます。前回どう処置したかが、そのお知らせの下に残っています。

アラモでどう組むか

使うのは、メール受信連携とコメントです。

• メール受信連携（月額3,000円のオプション）を契約すると、テナントごとに staff.〜@a-lamo.com 形式のアドレスが発行されます。機械の送信先にこれを1つ足すと、届いたメールがそのままお知らせとして表示されます
• 差出人アドレス・ドメイン・件名のキーワードでルールを作り、通知先のグループを分けられます。ルールは上から順に評価され、最初に一致したものが適用されます
• 届いたお知らせには、通常のお知らせと同じようにコメントを書けます。写真も添付できるので、現場の様子や画面のスクリーンショットをそのまま貼れます
• コメントを書くときに通知のON/OFFを選べます。「私が見ます」は通知あり、「了解」は通知なし、といった使い分けができます
• 過去のお知らせは件名・本文・送信者名で検索できます。機械が出す件名はたいてい固定なので、同じ警告の過去分がまとめて出てきます

メールで全員に一斉に流している連絡を、届いた先で仕分けられる形に変える話はメーリングリストで全店に連絡していると、「前はどうしてた？」が調べられないにまとめました。連絡を出したあと誰が見たかを追う仕組みそのものは業務連絡の既読を確認するで整理しています。

初期費用 0 円・月額 2,000 円〜（10名コース、税別）。最大 30 日の無料お試しがあります。機械が出す通知を実際に流し込んで、コメントが積まれる様子を見る形は30分のデモでご確認いただけます。