取引先からのメールを、本部で転送せずに現場の店へ届ける

朝9時、配送会社から「本日の便が1時間遅れます」というメールが届きます。宛先は本部の仕入れ担当です。

担当者が受信箱を開くのは、朝礼が終わった10時です。メールを読み、どの店の荷物かを確かめ、3店の店長に転送します。店に届くのは10時過ぎです。

担当者が外出している日は、転送が昼まで止まります。店には何も届かないまま、荷物だけが遅れて着きます。

取引先のメールは、本部の1人が読むまで店に届かない

配送会社、卸、メーカー、設備の保守会社。取引先は、本部の担当者宛にメールを送ります。宛先は、名刺に書いてある担当者のアドレスです。

そのメールを店に伝えるかどうかは、担当者がそのつど決めています。全店に転送する日もあります。関係しそうな店だけに転送する日もあります。電話で済ませる日もあります。

この決め方は、担当者の頭の中にしかありません。同じ配送会社からの連絡が、先週は転送され、今週は転送されない。店長は、転送されなかった連絡があったことに気づけません。

担当者が休みの日は、別の人が受信箱を見ます。その人は、どの連絡をどの店に回すかを知りません。担当者が戻るまで止まります。

転送するかどうかを、毎回決めるのをやめる

店に連絡が届く時刻を決めているのは、取引先が送った時刻ではありません。本部の担当者が転送した時刻です。

そこで、取引先ごとに届け先の店を先に決めておきます。配送会社Aの連絡は、Aが配送している5店へ。冷蔵設備の保守会社の連絡は、その設備がある2店と本部の総務へ。決めるのは一度だけです。

決めておけば、担当者が読む前に店に届きます。担当者にも同じ連絡が同時に届きます。担当者が休みの日も、同じように届きます。

取引先に頼むのは、送り先にアドレスを1つ足してもらうことだけです。店のアドレスを取引先に教える方法と違い、店長が替わっても取引先側の宛先は変わりません。どの店に流すかも、本部が決められます。

アドレスを足してもらうのは、配送会社や設備の保守会社のように、店が読んでそのまま動ける連絡を送ってくる取引先です。価格や取引条件のやり取りがある卸やメーカーは、いままでどおり担当者宛のままにしておきます。初めて連絡をくれた取引先や営業の案内も、本部だけに届きます。

アラモでどう組むか

アラモは、本部から店舗への連絡を「お知らせ」として配信するツールです。メール受信連携（月額3,000円のオプション）を契約すると、会社ごとに専用のメールアドレスが発行されます。取引先には、このアドレスを宛先に足してもらいます。

届いたメールは、お知らせとして店のアプリに並びます。件名、本文、添付ファイルはメールのままです。発信者の欄には、メールの差出人名が出ます。店長は、本部からのお知らせと同じ画面で読み、既読を付け、コメントを書けます。

どの取引先のメールをどの店に届けるかは、Web管理画面の「メール通知設定」で登録します。「差出人が 配送会社A を含む」のように、差出人か件名の言葉で条件を作り、届け先を選びます。届け先は、複数のグループや人を選べます。

設定は上から順に見て、最初に当てはまった1件だけが使われます。

どの設定にも当てはまらなかったメールは、いちばん下の「上記以外」の設定で扱いを決めます。届け先を本部のグループにしておけば、想定していない取引先からのメールは本部だけに届きます。

店長が書いたコメントは社内のお知らせに残ります。取引先には届きません。取引先への返事は、いままでどおりメールで送ります。

機械が出すアラートメールを同じ仕組みで受けて、対応の記録をコメントに残す形はアラモのコメント欄を、機械が出すアラートメールの対応記録として使うで書いています。本部からの連絡をメーリングリストで流している場合に起きることはメーリングリストで全店に連絡していると、「前はどうしてた？」が調べられないにまとめました。

先週、本部の受信箱から店に転送したメールを数えてみてください。差出人が毎回同じなら、その取引先の届け先は一度決めれば済みます。

初期費用 0 円・月額 2,000 円〜（10名コース、税別）。最大 30 日の無料お試しがあります。取引先からのメールが店のアプリに届くまでの流れは30分のデモでご確認いただけます。